Một số kỹ năng soạn thảo OpenOffice

Hiện nay tất cả công ty đang hướng tới việc dùng Open Source vì: Hôm này cũng là ngày nhận được quyết định của sếp là tất cả nhân viên trong cty chuyển đổi từ MS office sang open office, tất cả nhân viên đều lo lắng về việc thay đổi này , vì khả các công việc hằng ngày đều phải sử dụng office. Và tôi đã quyết định viêt hướng dẫn ngăn cho nhân viên trong công ty và kết quả chỉ sau 2 ngày nhân viên có thể sử dụng open office để làm công việc cơ bản. Nhưng có lưu ý các bạn đối với nhân viên chuyên làm hợp đồng hoặc sổ sách phải chuyển tài liệu giữa các bên khách nhau, nếu 1 bên dùng open office và bên còn lại dùng MS office thì việc view bằng một trong hai phần mềm đó đều bị phát vỡ form. Vì vậy giải pháp bên mình hiện tại các nhân viên trước khi chuyển dữ liệu ra ngoài đều convert thành dạng PDF, và các nhân viên làm với đối tác bên ngoài sử dụng MS office được sử dụng MS office.

1. Tính năng của nó không hề thua kém MS office.
2. Phát triển từ opensource chúng ta sẽ nắm được bản chất công nghệ.

• Những phần mềm văn phòng Office.... là phần mềm được sử dụng cho công việc hằng ngày. Tôi xin hứng dẫn các bạn những kỹ năng khi soạn thảo bằng OpenOffice.
  

• 1 Mặc định cho văn bản

  · Measurement unit: Tool → Option → OpenOffice.org.writer --> General

  · Đổi đuôi file: Tool → Option → Load and Save → General → chọn window 97/2000/XP

  · Một số phím tắt trong OpenOffice : Tools → Customize → Keyboard

  · Tìm và đưa một số công cụ ra ngoài : Tools → Customize → Toolbar

  · Khi chuyển Văn bản cho đối tác, thông thường sẽ phải chuyển sang PDF. Cách thức đổi như sau: Kích chuột trái vào biểu tưởng PDF (trên thanh công cụ), sau đó Save văn bản lại. Trong trường hợp trên thanh không có thì có thể vào Tools → Customize → Toolbar để tìm

  2 Căn chỉnh văn bản

  · Khoảng cách giữa các đoạn: Format → Paragraph → Indents & spacing → Spacing

  · Khoảng cách giữa các dòng : Format → Paragraph → Indents & spacing → Line spacing

  · Indent (thụt vào) : Format → Paragraph → Indents & spacing → Indent

  · Căn thẳng hàng: dùng tab (tuyệt đối không dùng dấu cách) : Format → Paragraph → Tab

  Mục đích khi dùng tab để tạo “……”, tab căn trái/phải/giữa

  · Đặt số trang: Tạo footer (Insert → Footer), sau đó vào Insert → Fields → Page number

  · Căn chỉnh khổ trang: Format → Page

  3 Làm việc với style

  · Đặt level: tool → Outline numbering → chọn level cho các đoạn

  · Heading 1, Heading 2… format → styles and formatting (Hoặc F11)

  · Gán Style bằng các phím tắt: Ctrl + 1 (Heading 1), Ctrl + 2 (Heading 2).......

  · New style: vào format → styles and formatting → chuột phải → new

  · Automatically update: vào format → styles and formatting → chuột phải → modify→ tick vào Auto

  · Bullets, Numbering, Multilevel list vào format → Bullets and Numbering

  4 Làm việc với bảng

  · Kẻ bảng, merge cell: Table → Insert

  · Đánh số thứ tự tự động: Format → Bullets and Numbering

  · Tự động chỉnh kích thước bảng theo chiều rộng trang giấy, theo nội dung: Table → table Properties

  · Chọn toàn bộ bảng: Table/ Select/ Table

  · Điều chỉnh hàng, cột: Table/ Table properties/ Columns

  · Lặp lại tiêu đề khi sang trang: Table/Insert/Table tích vào thẻ Heading và Repeat Heading

  5 Làm việc với References, Table of Contents

  · Insert Mục lục (Table of Contents) Insert → Indexex and table ->Indexex and table

  · Update fields: Update Index/table

  · Chỉnh sửa: Edit → index/table/ Entries

  · Chèn chú thích cuối trang và chú thích cuối văn bản: View/Toolbars/ Insert hoặc Insert/ Footnote

  6 Phối hợp soạn thảo nhiều người hiệu quả

  · Track change edit → changes → record

  · Kỹ thuật tìm kiếm, thay thế Ctrl + F

  7 Các tip

  · Chọn cả dòng: bấm chuột ở đầu dòng

  · Chọn cả từ: nháy đúp giữa từ

  · Chọn 1 đoạn text: chọn từ giữa từ sẽ chọn cả từ đó

  · Xóa dòng nhưng giữ nguyên format: không chọn ký tự cuối cùng

  · Rà soát lỗi thừa 2 dấu cách: Ctrl-H, replace “ “ = “ “

  8 Một số quy ước chung

  · Format trang: Top margin: 2 cm; Left, right, bottom margin: 2.5 cm; Page A4 (có thể bấm nút Default để save lại toàn bộ cấu hình cho các tài liệu mới)

  · Dùng font chuẩn: Times New Roman

  · Cỡ chữ: 12, 11 (>13 to quá)

  · Khoảng trống giữa các đoạn, các dòng hợp lý:

  § Khoảng cách giữa các đoạn: Before 0.10 cm, after 0.10 cm

  § Khoảng cách giữa các dòng: Multiple 130%

  · Căn lề: justify