Khi mới ra trường tôi đã vào làm cho cty chuyên về an ninh, công việc đầu tin của tôi là nghiêm cưu và nắm bắt công nghệ, sau đấy đi trình bày triển khai cho khách hàng, lúc đấy thấy được tầm quan trọng của việc trình bày cho người khác hiểu một vấn đề thật không đơn giản. Sau thời gian tôi đã rút được số kinh nghiệm muốn chia sẽ cũng các bạn:
Mục đích cuối cùng của việc trình bày: Truyền đạt tới người nghe ý mình định nói gì.
Nguyên lý chung: Để đạt được mục đích cuối cùng, cần lấy người nghe làm trung tâm, tránh tình trạng cứ “chăm chăm” nói cái mình biết mà không cần biết người nghe có hiểu hay không (còn gọi là nói cho “sướng mồm”). Phải luôn tự đặt mình vào vị trí của người nghe để biết được liệu họ có hiểu điều mình nói. Cần nắm vững bản chất của vấn đề cần trình bày, như thế mới đảm bảo có thể truyền đạt dễ hiểu, chính xác tới người nghe.
Sau đây là một số phương pháp và nguyên tắc để đạt được mục tiêu trình bày cuối cùng:
1 Về công cụ và phương tiện trình bày
a.Que chỉ:
Trong lúc trình bày, nên sử dụng que chỉ lên bảng, màn chiếu, mục đích là để người nghe chú ý tới phần mình định nhấn mạnh. Khi chỉ phải cầm que chỉ chắc chắn để tạo dáng vẻ đĩnh đạc, đàng hoàng. Phải chỉ chính xác vào phần định nhấn mạnh, dừng ở đó đủ thời gian, không chỉ vu vơ, lấy lệ vì như vậy người nghe sẽ chẳng hiểu là mình định nhấn mạnh cái gì, càng gây rối thêm.
Nên dùng que chỉ dạng bút laser để thuận tiện trong sử dụng và tạo cảm giác hiện đại cho người nghe, nếu không có bút laser có thể dùng loại bút chỉ kéo dài.
b.Trang phục
Trang phục, đầu tóc phải gọn gàng, tạo sự thiện cảm từ người nghe.
c.Micro
Nếu không quen nói to, nhất thiết phải dùng micro để đảm bảo đủ âm lượng, có thể át đi những tiếng xì xào phía dưới. Người nghe nghe to, rõ ràng thì hiệu quả của buổi trình bày sẽ cao.
d.Slide
Nên sử dụng slide để trình bày, khi chuẩn bị slide cần chú ý một số điểm sau:
•Ít chữ: không phải đưa cả câu, mà chỉ đưa ý chính, có bôi đậm những từ khoá (cần focus người nghe).
•Bố trí tương quan hình ảnh minh hoạ và khoảng trống hợp lý.
•Có hiệu ứng nếu cần (ví dụ: có thể cho mờ phần dưới, những chỗ chưa nói tới, khi nói tới ý nào, ý đó chuyển màu sang màu sáng rõ, thu hút người nghe để họ biết mình đang nói tới đâu…).
•Nếu có nhiều chương/phần, nhắc lại mục lục mỗi khi chuyển chương/phần
• …
2 Nhìn vào người nghe – không nhìn bảng, màn chiếu quá nhiều
Khi trình bày, cần nhìn thẳng vào người nghe, như đang trao đổi với người đó, có thể luân chuyển nhìn sang người khác trong quá trình nói, sao cho đủ bao quát. Việc chọn một người để “nói chuyện” như vậy sẽ giúp bài thuyết trình được tự nhiên, giúp người nói nắm bắt được phản ứng của người nghe, qua đó điều tiết nội dung, tốc độ nói cho phù hợp.
Bảng, máy chiếu chỉ là công cụ trợ giúp trong trình bày, giúp người nghe theo dõi tiến trình, nắm các thông tin cơ bản, giúp gợi ý cho người nói các ý khi trình bày. Nếu nhìn bảng quá nhiều, dễ dẫn tới tình trạng “đọc bài”, “độc diễn”. Như vậy, bài thuyết trình sẽ rất nhàm chán, không khác gì việc in tài liệu rồi phát cho người nghe đọc, không cần trình bày.
3 Ví dụ cụ thể, thực tế
Nên có những ví dụ để người nghe có thể hiểu và dễ hình dung. Với người nói, vấn đề cần trình bày có thể là rất bình thường, rất dễ hiểu (vì đã nghiên cứu, tìm hiểu trước rồi), nhưng đối với người nghe đây là vấn đề mới, để hiểu được trong khoảng thời gian ngắn thì cần có cách truyền đạt đơn giản, hiệu quả, đó chính là qua các ví dụ.
Nếu có thể, nên lấy những ví dụ liên quan tới những công việc thực tế hoặc những vấn đề mà chắc chắn người nghe đã biết, hiểu.
Sau khi lấy một ví dụ thực tế cũng cần chốt lại vấn đề đang trình bày. Tránh trường hợp khi ví dụ thực tế lại ở một lĩnh vực không liên quan, người nghe lại mải mê xa đà vào bàn luận về ví dụ, sai hết ý nghĩa. Cần chốt lại nội dung để kéo người nghe trở về với bài thuyết trình
4 Kết hợp “cây” và “rừng”
Khi trình bày một vấn đề, phải nêu ra tổng quan vấn đề sẽ trình bày, sau đó mới nêu chi tiết, nếu đi vào từng chi tiết nhỏ ngay, người nghe sẽ không biết là người nói định nói cái gì → Phải chỉ cho người nghe biết cái “Rừng” là gì, sau đó mới chỉ cho họ từng “Cây” trong đó.
Sau khi nói chi tiết rồi, có thể nêu lại tổng quan để giúp người nghe tổng kết lại vấn đề.
5 Diễn giải các nội dung nhỏ để truyền đạt được nội dung lớn.
Khi trình bày một nội dung lớn, có nhiều nội dung nhỏ, cần phải diễn giải rõ ràng các nội dung nhỏ để cho người nghe nắm bắt được, từ đó có thể truyền tải nội dung lớn, tránh việc người nghe không nắm bắt được 1 vài nội dung nhỏ dẫn đến bỏ qua toàn bộ nội dung lớn mà mình muốn trình bày.
6 Nói có ngữ điệu, ngắt hợp lý
Khi nói, cần phải có ngữ điệu lên xuống hợp lý, tránh nói đều đều dễ gây “buồn ngủ” cho người nghe. Ngoài ra, các câu cần có khoảng ngắt, khoảng dừng. Việc ngắt, dừng này nhằm để cho người nghe có thời gian “tiếp thu” và “xử lý” thông tin của câu nói trước khi nghe câu tiếp theo. Ngắt, dừng hợp lý cũng giúp cho việc trình bày các ý được rõ ràng, sáng sủa.
7 Đặt câu hỏi
Khi trình bày cần tạo ra sự tương tác với người nghe bằng cách đặt câu hỏi hợp lý. Làm như vậy sẽ giúp cho người nghe cảm thấy mình được tham gia vào buổi trình bày, buổi trình bày sẽ giống như một buổi nói chuyện có nhiều người tham gia. Từ đó, những người nghe sẽ “tự nguyện” chú ý hơn vào buổi trình bày, giúp họ dễ tiếp thu nội dung.
8 Xác định các điểm chốt, ý chính
Khi trình bày, cần đặt ra 1 số ý chính cần truyền đạt. Có thể nói theo nhiều cách khác nhau nhưng cuối cùng vẫn đi đến được các ý chính đó. Như vậy cách trình bày sẽ tự nhiên, không bị gò bó, không bị tâm lý "thuộc lòng", dễ dàng trình bày theo ý hiểu của mình. Việc đặt ra các ý chính còn giúp cho ta tránh bị sa đà vào việc nói những vấn đề khác ít liên quan.
Ngoài ra, thỉnh thoảng nên dừng lại để định vị thật nhanh xem mình đang trình bày đến đâu, còn những phần nào nữa. Giống như đi một quãng đường dài, cần nhìn các cột cây số để định vị mình đến đâu rồi (nhiều khi chỉ cần nhìn không cần tính toán cũng thấy yên tâm hơn), tiếp theo sẽ là gì. Nếu đi cả quãng đường dài, không định vị được sẽ thấy đường dài quá (hoặc ngắn quá), hoang mang, mệt mỏi.
9 Lặp lại các vấn đề đã đề cập nếu cần
Để nói cho người nghe hiểu một vấn đề, có thể nhắc đi nhắc lại nhiều lần vấn đề đó bằng nhiều cách, nhiều câu khác nhau, qua đó giúp người nghe có đủ thời gian, đủ thông tin để hiểu ra vấn đề. Diễn tả bằng nhiều cách khác nhau một vấn đề sẽ giúp người nghe dễ dàng đúc rút ra được nội dung cần nhớ, cần hiểu. Người thuyết trình trình bày quá “trôi chảy” thì sẽ biến bài thuyết trình thành bài diễn văn và sẽ rất khó hiểu, khó nắm bắt.
10 Ngôn ngữ cử chỉ
Việc sử dụng ngôn ngữ cử chỉ (ví dụ: dùng tay hoặc đầu) giúp cho việc trình bày được sinh động và tạo cảm giác gần gũi với người nghe. Ngoài ra, ngôn ngữ cử chỉ sẽ giúp tạo ra sự tự tin, đĩnh đạc khi nói.
11 Nói chuyện chứ không phải thuyết trình
Quan niệm buổi trình bày là một buổi nói chuyện, đừng quá căng thẳng nhưng cũng không ngả ngốn quá (người nghe coi thường).
12 Biết thì nói, không biết thì đừng nói
Tự tin vào nội dung trình bày, nếu nói sai phải sửa lại ngay. Không biết thì không nói, kẻo nói sai (nhất là số liệu) mà không biết, trong khi người nghe lại nắm rõ là mình nói sai, người nghe sẽ mất tin tưởng vào những gì mình đã trình bày. Nói thiếu còn hơn là nói sai.
13 Show hàng – “không mà có”
Khi đi trình bày cho khách hàng – demo sản phẩm, áp dụng quy tắc “Show” hàng mà không thể hiện là mình đang “Show” hàng. Ví dụ: Phần mềm có tính năng kéo thả các đối tượng rất “ấn tượng”, nếu như ta lại nói trong bài thuyết trình là “phần mềm này có tính năng kéo thả rất hay…” thì sẽ rất “thường”. Thay vào đó, không cần nói gì cả, cứ trình bầy những cái khác và trong quá trình đó cố tình cầm chuột kéo thả đối tượng -> tự khách hàng sẽ nhìn thấy phần mềm có thể làm được như vậy và điều đó ấn tượng hơn nhiều việc người thuyết trình nói ra như đề cập ở trên (ở đây coi như với ta thì tính năng đó là chuyện vặt không cần đề cập, chỉ “tình cờ” show ra, nhưng rõ ràng với người nghe thì giá trị của nó sẽ được nâng lên). Hoặc khi giới thiệu về phần mềm cố ý để cho khách hàng nhìn thấy một số khách hàng lớn… (nói chung rất nhiều bài, cụ thể từng sản phẩm mà giới thiệu) nhưng “giả vờ” như không chủ ý giới thiệu, để khách hàng tự suy đoán, tưởng tượng thêm. Ví dụ khác: chụp ảnh cận cảnh, cắt bớt không gian để người xem phải tưởng tượng tiếp… Không bao giờ dùng những từ ngữ như “tất cả”, “toàn bộ” để nói về các tính năng của sản phẩm, tránh tình huống khách hàng lại nghĩ sản phẩm mình chỉ có thế.
DỊCH VỤ TƯ VẤN VÀ TRIỂN KHAI CNTT